Hur arrangerar man en alumnåterförening?

2024 Författare: Priscilla Miln | [email protected]. Senast ändrad: 2024-02-18 11:39

Alumnåterföreningskvällen, oavsett var den äger rum och vem den samlar, kräver seriösa förberedelser och påtagliga kostnader. Som regel är det ganska svårt för en person att bemästra organisationen av en sådan semester och förbereda sig för den.

Nu använder de ofta byråernas tjänster, men resultatet av proffsens arbete motsvarar inte alltid förväntningarna och kan skilja sig från den version av semestern som de ville arrangera. Därför är det bättre att ta upp frågan på egen hand, helst med ett företag på två, tre eller fyra personer.

Var ska man börja?

Du måste börja förbereda kvällen för akademikermötet genom att bestämma antalet deltagare. Det vill säga, du bör bestämma vem du ska samla in - hela numret, en klass eller grupp. Om man ska bjuda in lärarkåren och vem av lärarna man ska ringa. Alla andra aspekter beror på antalet potentiella deltagare och gäster på evenemanget.

Nästa måste du hitta alla dessamänniskor som ska samlas. Oavsett om du planerar att hålla en alumnikväll på en skola eller en studentfest på en restaurang, är sökandet efter deltagare det viktigaste, långa och svåraste steget i förberedelserna.

Efter att alla möjliga koordinater har hittats, ska människor kontaktas eller ringas, och inte bara skicka inbjudningar till dem. Detta måste göras, för någon kommer inte att gå, och någon kommer att vilja komma inte ensam. Du måste ringa eller skriva till lärarna. Du bör inte utesluta deltagare i förväg, fokusera på dina egna idéer. Det vill säga, om till exempel alumnmötet kommer att hållas i Moskva, och en av de potentiella deltagarna bor i Vladivostok, bör du inte bestämma dig på egen hand att personen inte ska komma.

Det är nödvändigt att klargöra önskad tid och datum med var och en av de som deltar på kvällen, inklusive lärare. Du bör också noggrant fråga om ekonomiska möjligheter, det vill säga fråga hur mycket en person är redo att avsätta för att organisera ett evenemang.

Efter dessa inledande skeden kommer arrangörerna att ha en komplett lista över gäster och deltagare i evenemanget, som innehåller information om deras fritid och ekonomiska möjligheter.

Vad är härnäst?

I nästa skede bör platsen, tiden och det ungefärliga scenariot för kvällen för alumnmötet fastställas. Detta är inte svårt att göra, baserat på den ungefärliga budgeten och antalet deltagare. I det här skedet kommer budgeten att behöva "se" två gånger, liksom antalet deltagare.

Det första att börja tänka påscenario - val av plats. Om mer än hundra personer förväntas på evenemanget, men budgeten är liten, bör du hyra ett kafé eller en liten klubb med en minimibeställning på basis av "för besökare". Det vill säga att komma överens med ägarna av institutionen att folk kommer att beställa drycker och mat på egen hand. Denna hyresmetod kommer avsevärt att minska kostnaden för att betala för institutionen.

Ett annat alternativ är att tillbringa ett alumnmöte på en skola eller ett institut. Men det här sättet att organisera ett evenemang är inte alltid mer ekonomiskt än att hyra en institution. För ett fullt firande måste du duka buffébord, det vill säga köpa alkohol, mat eller färdiga snacks. När du köper mat behöver du en person som lagar mat. Du behöver dukar, fat och mycket mer. Du kommer också att behöva städa allt efter semesterns slut. Utöver kostnaden och krånglet har att hålla ett evenemang i en skolbyggnad ett antal betydande nackdelar, såsom tids- och datumbegränsningar, behovet av att flytta och flytta möbler, eftersom atmosfären inte är avsedd för fest.

Det bästa sättet att tillbringa en kväll med alumnmöten är att kombinera ett besök på en skola eller ett institut med en fest på en restaurang. En högtidlig del kan äga rum i en skola församlingslokal eller en studentpublik, och överföra själva det roliga till en restaurang eller café. Med detta val måste du först ta reda på de datum och tider då läroanst alten kommer att kunna stå värd för evenemanget, kombinera detta medden tidsram som majoriteten av deltagarna föredrar och i själva verket välj ett datum.

Koordinera inte omedelbart v alt datum och tid med administrationen, utan kom överens endast i förväg. Detta är nödvändigt för att hitta ett lämpligt kafé för en vald tid nära läroanst alten, inom gångavstånd. Det är mycket obekvämt om institutet eller skolan ligger på stort avstånd från restaurangen. I det här läget kommer vissa inte att gå till den högtidliga delen, medan andra inte kommer att gå till det roliga.

Men i en närliggande cafeteria kan det valda datumet eller tiderna vara upptagna, men ett annat datum är gratis, vilket också är bekvämt. Därför är det nödvändigt att förhandla med utbildningsinstitutionen i förväg och först efter det slutliga valet av restaurangen.

Nu kan du börja utveckla scenariot genom att återigen använda listan över gäster och data om deras ekonomiska möjligheter. Detta är nödvändigt för att bestämma antalet tävlingar med priser, kvällens meny, som kommer att beställas i förväg och andra liknande ögonblick. Scenariot för kvällen för alumnmötet, som endast kommer att delta i av tio personer, även om det är i "+1"-versionen, kommer att skilja sig mycket från programmet för evenemanget för tjugo klasskamrater och kommer att visa sig vara helt annorlunda från sammankomsten av hundra personer.

De har dock alla samma struktur:

• ceremoniell del;
• övergång till en restaurang eller bara en paus innan buffén börjar;
• vanlig tid;
• officiellt slut;
• "efter promenaden".

I stadiet för att välja ett scenario i enlighet med budgeten ochantalet gäster bör inte gå in på detaljerna för att fylla varje objekt, utan fördela medlen. Det är enklast att göra detta, med utgångspunkt från vad kostnaderna för som kan beräknas med maximal noggrannhet, till exempel från den ceremoniella delen. "Boende" bör inte inkluderas i budgeten alls, men om det finns gratis pengar är det fullt möjligt att ge alla en teman cocktail vid avskedet. Det mest obskyra budgetmässigt är alltid huvuddelen av kvällen, den som går enligt manus och innebär olika tävlingar, lotterier och priser. Därför bör den lämnas till slut, och när du väljer vad den ska fyllas med, utgå från hur mycket pengar som finns kvar.

Som ett resultat kommer du att få en ganska detaljerad ekonomisk uppskattning. Det ska vara tydligt skrivet, så att när deltagarna ställer frågor om vilka pengar som samlas in från dem, försök inte berätta innehållet på kvällen, utan bara skicka en lista med torra siffror i ett meddelande eller per post. Detta kommer att rädda dina egna nerver och kommer att avskräcka misstänkta klasskamrater från att förhandla med samlaren.

Efter att medlen har samlats in bör du börja implementera planen. Med ett stort antal evenemangsgäster krävs oftast många olika inslag och attribut för semestern. Du ska inte göra allt enligt principen "hur det går", tid och inköp eller beställningar måste planeras, det är mycket bekvämare och med ett tydligt schema kommer ingenting att glömmas.

Hur håller man den officiella delen?

Innehållet i den högtidliga delen beror på hur många lärare det kommer att bli och vem som exakt planerarvara närvarande. Till exempel håller rektorn för institutet eller avdelningschefen, skoldirektören på kvällen för akademikermötet alltid ett tal som öppnar evenemanget. Detta är en tradition att följa. Om det inte finns några "höga rang", och endast en klasslärare eller flera ämneslärare är närvarande, övergår rätten att öppna kvällen och genomföra hela den högtidliga delen till dess arrangör. Det spelar ingen roll vem av lärarna som kommer till evenemanget, alla som deltog på kvällen för återföreningen av de utexaminerade lärarna får blommor och minnesbrev med tack.

Den ceremoniella delen ska inte vara lång, men den ska inte vara för kort heller. Den optimala tiden är 30-40 minuter. Innehållet kan vara:

• öppningstal eller direktörens tal;
• leverans av jubileumsdiplom eller certifikat, men endast med ett litet antal deltagare, om det är fler än tjugo personer, då utfärdas intyg efter avslutad officiella del när man lämnar salen;
• lärarnas ord, och efter att lärarna är klara ska ni ge blommor och ett vackert utformat "tackpapper", detsamma gäller direktören eller representanten för förv altningen;
• slutförande och inbjudan att fortsätta till restaurangen (du måste påminna adressen och säga att den finns i inbjudan).

Om någon av de utexaminerade vill säga något, så görs detta efter lärarnas anföranden och före helgens arrangörs sista anförande.

Om det finns möjlighet att repetera den högtidliga delen, så bör detta göras utan att misslyckas. Det kan alltid finnas några nyanser som skiljer verkligheten från manuset skrivet på papper. Talens varaktighet, en icke-fungerande mikrofon eller avsaknaden av ett stativ för det, och andra bagateller som inte kan tas med i beräkningen vid planering. De kommer att bli uppenbara vid repetition och kan korrigeras eller elimineras.

Du kan slutföra den högtidliga delen, inte begränsad till tal. Ett bra alternativ skulle vara att sjunga en sång. På kvällen för akademikermötet, i avsaknad av en hymn vid utbildningsinstitutionen, kan du förbereda vilket lämpligt tema som helst och inte för lång sång. Dess text och en förklaring till den ska skickas till var och en av deltagarna tillsammans med inbjudan. Om så önskas kan du dock kopiera den genom att skriva ut med ord vid ingången till hallen. Om det är planerat att använda märken, så ges de också till alla innan den officiella delen vid entrén.

Vad kommer att krävas för den officiella delen?

Det finns obligatoriska attribut för den officiella scenen av evenemanget, som inte beror på antalet deltagare eller storleken på budgeten. Dessa inkluderar:

• blommor för alla lärare;
• jubileumsdiplom eller "examensbevis";
• tackbrev till lärare.

Det här är grunden du inte kan vara utan. Du kan beställa diplom och diplom i någon av reklambyråerna eller direkt i tryckerier. Men en direkt beställning från skrivare, även om den är billigare, kommer att kräva oberoende förberedelser av layouten. Detta är inte bara en ritning gjord i vilket program som helst, det finns ett antal krav på sådana layouter. Utan att förstå hurdet är en layout för utskrift som görs, du bör inte göra detta, eftersom resultatet kommer att kräva förändring och inte på grund av tryckpressarnas fel. Det vill säga, du måste betala två gånger.

Förutom de obligatoriska attributen, sådana delar av evenemanget som:

• märken med namn, klass eller annan information;
• utsmyckning av samlingslokalen, foajén och andra platser genom vilka akademiker kommer att passera i läroanst alten;
• skriv ut sångtexter vid behov.

I händelse av att det är kallt och h alt ute, och restaurangen ligger långt från platsen där kvällen för alumnmötet började (t.ex. februari eller mars är inte gynnsamt för långa promenader) kan hyra en transport. Det är absolut nödvändigt att varna för bussuthyrning i inbjudningar, eftersom människor kan vägra att använda sin egen bil efter att ha lärt sig om tillgången på transport "dörr till dörr".

Övergång till restaurangen: är det möjligt att fylla den med något

Huruvida övergångstiden från läroanst alten till platsen för firandet ska fyllas med innehåll eller inte är en individuell fråga. Det beror på många nyanser, som:

• varaktighet och arbetsbelastning för den officiella delen;
• väder och årstid;
• tillgänglighet för transport eller gång;
• tid det tar att komma till restaurangen;
• antal deltagare.

Det går i bra väder och på sommaren att använda clowner, dockor i naturlig storlek, mimare med ballonger och liknande på vägenackompanjemang. Detta gör gästerna redo för en festlig kväll. Men om vägen är för kort, till exempel, behöver du bara gå till motsatt sida av gatan, då behöver du inte fylla den med någonting.

För en bussresa som varar i minst 20 minuter kan du använda en clown eller någon annan artist som berättar skämt "i ämnet" eller, ännu bättre, uppträder i stand-up-genren. Samma genre är optimal för huvuddelen av evenemanget.

Men om det är färre än tio personer, så är sådan underhållning på vägen helt värdelös.

Hur spenderar man större delen av kvällen?

Strukturen för hur examensfesten går till på institutionen, ett år senare samlas de eller tio år efter examen, är densamma. Men antalet deltagare i evenemanget påverkar strukturen på firandet. Om det är fler än 10-15 personer krävs en ledare. Om det är 5-7 deltagare behövs ingen toastmasters tjänster.

Alla tävlingar, lotterier eller annan underhållning måste nödvändigtvis motsvara kvällens tema, samt dryckestal. Det är enkelt att uppnå detta, använd bara några tematiska element i skriptet.

Händelsens struktur kan vara:

• arrangören behöver hålla ett kort middagstal, med andra ord, öppna semestern igen;
• följande skålar bör riktas till specifika personer och rapportera om vad de har uppnått tidigare, naturligtvisja, de utexaminerade själva kan prata, improviserade;
• mellan glasögonen hålls tävlingar, uppträdanden av artister eller deltagare på kvällen;
• före stängning bör lotteri genomföras med lekfulla priser, till exempel med intyg för rätten att vara värd och anordna nästa möte.

Arrangören säger den sista skålen. I den måste du tacka de som kom, uttrycka förtroende vid ett tidigt möte och förklara att restaurangen står till fullt förfogande för alla som vill fortsätta att ha roligt, givetvis med angivande av tiden. Det vill säga att den officiella delen ska vara klar minst 2 timmar innan hyresperioden går ut.

Vad ska man säga i "adress" skålar?

Grattis på kvällen för återföreningen skiljer sig inte mycket från skålar på andra helgdagar. Det vill säga, det är ett kort tal som innehåller trevliga ord om någon, talar om denna persons prestationer och uppmanar honom att dricka.

Du kan prata om vad som helst, men självklart ska du vara beredd. Alla har prestationer. Till exempel, om en utmärkt student och aktivist blev en hemmafru, bör du komma ihåg familjens värden och betona att ett hus är det viktigaste en person har. Om en klasskamrat arbetar som mekaniker på en fabrik, måste du prata om värdet av enkla yrken, utan vilka alla bekvämligheter i det moderna livet är otänkbara. Det vill säga, riktade skålar bör öka en persons självkänsla och glädja honom.

Efter sådana tal bör ett diplom "For Achievement" delas ut. Men detta bör endast göras om toastskommer att vara redo för var och en av gästerna. Om det är hundra personer på festen behöver man inte förbereda diplom. Men själva skålarna bör uttalas. De behöver vara genomtänkta för ungefär hälften av deltagarna. Efter varje par av sådana tal bör gäster provoceras till samma tal angående sina klasskamrater.

Därmed är den eviga frågan om vad man ska dricka helt borttagen, och var och en av de inbjudna känner sig nödvändiga och inte överflödiga på högtiden.

Vad ska inkluderas i programmet?

Den mest optimala varianten av programmet för sådana evenemang är deltagarnas framträdanden. Men de flesta tenderar att tacka nej till ett erbjudande om att uppträda, så arrangörer bör täcka upp detta med tävlingar eller lotterier.

Det vill säga som pris för att vinna en tävling måste vinnaren till exempel läsa poesi. För kvällen för akademikermötet, som hålls enligt ett program organiserat enligt denna princip, bör texter utskrivna i förväg förberedas. Alla människor memorerar inte några dikter.

Du kan klara dig helt utan tävlingar och spela föreställningar i form av ett lotteri eller förverka. Du kan ordna en auktion. Det vill säga att deltagaren får möjlighet att sälja någon sin talerätt, och pengarna för denna lott kommer att vara början på budgeten för nästa kväll av återföreningen, vars datum naturligtvis bör meddelas, för till exempel nästa år.

Hur förbereder man ett tal?

Denna fråga förbryllar ofta även de mest pedantiska och begåvade arrangörerna. Faktum är att allt är enkelt. Ord för återträffens kvällbör inte vara pretentiös, uppriktig och snäll. Det räcker.

Tal bör inte försenas. Öppnandet av den högtidliga delen är ganska inom 5-7 minuter, naturligtvis, om regissören eller en av de "viktiga" lärarna inte håller talet. De bör inte begränsas i tid - det är oartigt. Den sista officiella delen av talet varar 4-5 minuter, den kan börja med orden:”Hemvändarkvällen börjar”, ”Nu ska vi till restaurangen och vi ska ha kul” och annan information om till exempel bussar eller adressen till institutionen.

Den första skålen är helt symbolisk och ska låta enkelt:”Gubbar! Här har vi setts! Låt oss fira det! Adresstoast består av flera meningar och tar 2-4 minuter.

Svårigheter med bordstal kan undvikas genom att anlita en värd eller genom att använda resten av deltagarna så mycket som möjligt.

Vad bör inte glömmas?

När du planerar en kväll måste du komma ihåg tre nyanser, som:

• organisera foto- eller videoinspelning;
• sök efter värd;
• skicka inbjudningar.

Se till att anlita en fotograf och/eller videofotograf. Detta är en mycket viktig del av mötet. Dessutom bör du beställa tjänster för hela kvällen - från den högtidliga officiella delen till "eftervandringen". Resultatet av hans arbete måste sedan skickas elektroniskt till alla gäster på evenemanget.

Anställ en värd för fester med fler än 10 personer. Trots allt är arrangören själv också utexaminerad och han ska ha kul, och inte följa programmet ochgästernas humör.

Inbjudan bör utfärdas, inklusive all nödvändig information i den: tid och plats för mötet, restaurangens namn och adress, bussens tillgänglighet, om det är planerat att hyra den, texten till låten, naturligtvis, om detta element ingår i manuset, och så vidare.

Du behöver inte skriva ut inbjudningar, det är mycket enklare att utfärda dem i elektronisk form och skicka ut dem via messenger eller e-post.